Nếu bạn là một Project Manager, chắc hẳn bạn đã từng gặp cảnh này:
Team báo đã estimate và commit đúng tiến độ. Kế hoạch đã gửi khách. Đến sát ngày bàn giao, Dev báo còn một đống lỗi phát sinh và deadline… chính thức “bay màu”.
Vậy vấn đề nằm ở đâu?
Ước lượng (estimate) là một trong những khâu quan trọng và rủi ro nhất trong quá trình quản lý dự án. Nó bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố: yêu cầu thay đổi liên tục, áp lực từ khách hàng, thiếu thông tin ban đầu, giới hạn nguồn lực,…
Dưới đây là 8 lưu ý quan trọng giúp bạn (và team) estimate tốt hơn – thực tế hơn – và tránh được những “cú shock” ở chặng cuối.
1. Dành thời gian cho estimate – đừng ép team chạy deadline ngay từ đầu
Đừng bắt đầu bằng câu:
“Chúng ta phải xong toàn bộ trước ngày X, mọi người estimate giúp nhé.”
Một khi deadline được đặt ra trước khi hiểu rõ công việc, thì mọi estimate đều mang tính… chiều lòng. Dev sẽ cố gắng đoán con số “hợp lý” nhất để không bị ép tiến độ – và thường đánh giá thấp độ phức tạp.
➡️ Hãy cho team thời gian để phân tích kỹ trước khi estimate, đặc biệt ở các giai đoạn đầu. Đừng tiết lộ deadline nếu chưa cần thiết.
2. Chia nhỏ task đến mức có thể thực hiện bởi 1 người trong vòng 1 ngày đến 1 tuần
Estimate toàn bộ một feature lớn thường rất sai lệch vì thiếu chi tiết. Nhưng khi task được chia nhỏ đến mức rõ ràng (khoảng 8–10 giờ làm việc), mọi thứ trở nên thực tế hơn nhiều.
➡️ Càng chi tiết, độ chính xác càng cao.
3. Phân loại task: Rõ – Một phần – Chưa biết
Không phải task nào cũng rõ ràng từ đầu. Hãy phân nhóm theo mức độ hiểu biết:
- Task đã rõ (Known): Input, Output, cách làm đã rõ ràng. Estimate dễ.
- Task một phần rõ (Partially known): Cần tìm hiểu thêm 15–30 phút hoặc hỏi người có kinh nghiệm.
- Task chưa rõ (Unknown): Phải nghiên cứu công nghệ mới, cần 1 buổi đến cả ngày để hiểu.
➡️ Mục tiêu: Làm rõ càng nhiều task càng tốt trước khi estimate. Ưu tiên chuyển từ Unknown → Known.
4. Estimate lại khi có thêm thông tin
Sau khi phân tích và làm rõ các task, đừng ngần ngại estimate lại. Đây không phải là “thay đổi”, mà là hành động có trách nhiệm với tiến độ và chất lượng dự án.
➡️ Mỗi lần hiểu rõ hơn → estimate chính xác hơn → giảm rủi ro trễ.
5. Đừng thỏa hiệp với những câu kiểu “Chắc chỉ mất 5 phút”
Bạn đã từng nghe:
“Bug nhỏ thôi mà.”
“Fix cái này chắc 10 phút.”
“Làm tí là xong.”
Những câu đó nghe quen, và… nguy hiểm. Đây thường là những task “nhỏ mà có võ”. Không estimate kỹ → tốn hàng giờ, kéo trễ cả Sprint.
➡️ Đừng đánh giá thấp bất cứ việc gì. Estimate nghiêm túc – dù là “việc nhỏ”.
6. Ai làm thì người đó estimate
Người thực hiện task là người hiểu rõ nó nhất. Nếu để PM hoặc Tech Lead estimate thay, khả năng sai lệch rất cao vì thiếu bối cảnh chi tiết.
➡️ Empower dev team để tự estimate chính công việc họ sẽ thực hiện.
7. Đừng bỏ qua các task “phụ”
Những việc như:
- Check & fix bug
- Code review
- Build / Deploy
- Viết tài liệu
…đều cần thời gian. Nếu không được tính trước, sẽ làm “phình” khối lượng công việc thực tế.
➡️ Đưa tất cả các công việc liên quan vào phạm vi estimate – dù là việc hỗ trợ.
8. Lường trước rủi ro phát sinh
Dev bị ốm, nghỉ phép, bug bất ngờ, deadline từ khách hàng thay đổi, hoặc thời tiết “sập nguồn”.
➡️ Dự trù thời gian cho rủi ro. Dùng buffer (5–15%) để không “thở dốc” khi sự cố xuất hiện.
Ước lượng không chỉ là kỹ thuật – nó là một kỹ năng, là kết quả của quá trình hiểu rõ yêu cầu, chia nhỏ công việc và giao tiếp tốt trong team. Không estimate chính xác từ đầu không phải lỗi – nhưng không cải thiện theo thời gian mới là vấn đề.
Chúc các PM estimate ngày càng sát hơn – và deadline không còn là nỗi ám ảnh!
#exps_software
